Automatyzacja zarządzania projektami w firmie budowlanej
Problem: Czasochłonny proces zarządzania projektami
Problem, z którym spotkaliśmy się w firmie, polegał na czasochłonnym procesie zarządzania projektami budowlanymi.
Korzystano z wielu niezależnych plików Excel, notatek i obliczeń na kartkach, co utrudniało śledzenie statusów projektów.
Dane firmy były rozproszone, co prowadziło do:
Trudności w szybkim sprawdzeniu, na których budowach należy się skupić,
Długim sprawdzaniu tego, na jakich budowach firma ma wstrzymane fundusze,
Chaosu związanego z ręcznym liczeniem kwot.
Co zrobiliśmy, aby to poprawić?
Naszym głównym celem było stworzenie bezobsługowego rozwiązania, które:
nie wymaga wiedzy technicznej od pracowników,
jest prostsze w obsłudze niż Excel,
nie wymaga pisania skomplikowanych formuł,
działa automatycznie po wdrożeniu odpowiedniej konfiguracji.
1. Zastąpiliśmy wiele Exceli i kartek jedną bazą danych
Zauważyliśmy, że korzystanie z wielu, niepowiązanych ze sobą plików Excel oraz zapisków na kartkach było bardzo czasochłonne i mogło prowadzić do błędów. Rozwiązaniem tego problemu było wprowadzenie jednego, centralnego miejsca – jako bazę danych wybraliśmy Airtable.
Wprowadzenie Airtable umożliwiło:
Uporządkowanie wszystkich danych w jednym miejscu,
Brak konieczności utrzymywania przez firmę serwera do hostowania na niej bazy danych,
Szybki dostęp do informacji o statusie projektów,
Proste śledzenie dokumentacji, zadań i harmonogramów bez potrzeby pisania skomplikowanych formuł.
Dzięki przygotowanej konfiguracji system działa w pełni intuicyjnie, a sam interfejs jest czytelniejszy od Excela… ale żeby nie być gołosłownymi zamieszczamy jeden z przykładowych widoków:
2. Ułatwiliśmy dostęp do kluczowych informacji dzięki filtrom i widokom
Zbudowaliśmy przejrzyste widoki w Airtable, aby każdy pracownik mógł w kilka sekund zobaczyć najważniejsze informacje.
Dzięki przygotowanym filtrom i automatycznym sortowaniom można natychmiast sprawdzić:
Projekty, w których wstrzymane są fundusze,
Projekty wymagające natychmiastowego przesłania dokumentów lub działań.
Dzięki temu firma może szybciej reagować na krytyczne sytuacje bez konieczności przekopywania się przez pliki i notatki.
3. Zautomatyzowaliśmy przesyłanie faktur z InFakt
Proces ręcznego przepisywania danych z systemu księgowego był źródłem błędów i zajmował sporo czasu.
W ramach automatyzacji:
Połączyliśmy Airtable bezpośrednio z systemem księgowym InFakt,
Faktury przesyłane są automatycznie do bazy danych,
Baza aktualizuje się w czasie rzeczywistym, bez potrzeby ręcznej pracy,
Cała integracja jest w 100% bezobsługowa i działa w tle 24/7.
Pracownicy nie muszą teraz przepisywać danych ani czuwać nad ich aktualnością — wszystko dzieje się automatycznie.
Co poprawiliśmy?
Dzięki wprowadzonym zmianom firma budowlana zauważyła konkretne efekty:
Skrócenie czasu zarządzania projektami o kilkadziesiąt procent — wszystkie informacje są łatwo dostępne i aktualne,
Eliminacja chaosu i błędów — dane są uporządkowane, a faktury i dokumenty aktualizują się automatycznie,
Szybsza reakcja na blokady i kryzysowe sytuacje — widoczność kluczowych informacji pozwala na natychmiastowe działania,
Brak potrzeby znajomości Excela i pisania formuł — całość jest gotowa do użycia od razu po wdrożeniu i nie wymaga zaawansowanych umiejętności technicznych.